Règlement Intérieur

 

 

Introduction & Prépondérance du Credo 

Le Règlement Intérieur précise certains points non décrit ou référencé dans les Statuts de l'Association. Il décrit aussi certains détails d'ordre pratique et d'organisation. 

Le Credo des Xeno-Rogues, inclus en annexe, reste le document fondateur des valeurs des Xeno-Rogues, et est donc prépondérant par rapport au Règlement Intérieur. 

 

1. Rôles de l'Association 

L'Association gère les aspects financiers et techniques qu'impliquent les outils mis en place par le Clan des Xeno-Rogues.
L'Association nomme l'équipe technique qui mettra en œuvre ces outils et garantira leur bon fonctionnement. 
L'Association gère (modifications, corrections...) les documents qui régissent la communauté et son fonctionnement de manière globale (Credo, conditions d'utilisation). 
L'Association nomme l'équipe de modération qui sera compétente sur les diverses plateformes qu’elle utilise ou lors d'infractions au Credo au sein d'une section de jeu. 

 

2. Attribution des rôles 

L'Assemblée Générale (AG), constituée de l'ensemble des membres adhérents, discute et se prononce par vote sur les suggestions faites par tout membre adhérent au Clan des Xeno-Rogues, selon des conditions précisées dans les articles 3 et 6 du Règlement Intérieur. 
Le Bureau, constitué de 2 à 3 membres adhérents élus pour un an par l'Assemblée Générale, applique scrupuleusement les décisions prises par l'AG durant son mandat. Il sera également tenu à la confidentialité des données et au devoir de réserve. 
Le Président de l'Association est nommé parmi les membres adhérents à jour de leur cotisation selon les modalités de l’Article 10 des Statuts. 

 

3. Assemblée Générale ordinaire 

L'AG ordinaire peut se rassembler une fois par an physiquement ou à distance via Internet.  

Le lieu du rassemblement physique, s’il y a, doit varier d'une année à l'autre et sera déterminé par vote des membres adhérents. 

Participation à distance : 

Cette réunion se fera également à distance sur notre serveur Discord. C’est une plateforme de VOIP, qui est disponible sous trois formes : 

  • Application Smartphone (Android, IOS) 

  • Logiciel 

  • Site web 

 

L’utilisation de Discord nécessite un micro et si possible un casque ou des écouteurs. 

L'ordre du jour doit être déterminé d'avance par les membres adhérents avec l’aide du Carré. Ceux-ci doivent tenir compte des problématiques soulevées sur le forum par plus d’un tiers des membres adhérents. 

Les membres adhérents ne pouvant pas se déplacer peuvent s'exprimer, soit en donnant leur voix à un membre de confiance qui votera pour le membre adhérent, soit en votant à distance (vote électronique, mail, courrier, plusieurs moyens existent et seront proposés), comme décrit en 4.2 ci-dessous. 

L'AG sera compétente sur : 

  • La modification du Credo. 

  • La modification de l'équipe technique. 

  • Les décisions concernant les aspects techniques : nom de domaine, hébergement, serveur vocal, ... 

  • Et éventuellement sur tout autre sujet qui sera proposé dans l'ordre du jour.  

Son déroulement est décrit dans l'article 12 des Statuts. 

 

4. Élections 

4.1 Le bureau 

Le Bureau est composé de 2 ou 3 membres adhérents, élus lors de l'AG. Trois postes sont à pourvoir : Président, trésorier et un secrétaire (Article 10 des Statuts). Les candidats peuvent se déclarer à l'avance ou lors de l'AG s'ils sont présents. Les membres adhérents présents ou représentés votent pour un candidat pour chacun des postes. Pour chaque poste, le candidat ayant reçu la majorité relative des suffrages est élu. 

4.2 Procurations et vote à distance 

Lors de l'Assemblée Générale, le vote par procuration est autorisé (Article 12 des Statuts). La procuration doit être faite sur papier, préciser les identités (nom, prénom, adresse, pseudonyme) de l'émetteur et du destinataire, et présenter la signature datée de son auteur. 

Pour le vote par correspondance, seuls les votes : 

  • Par message privé sur le forum, Discord ou Spectrum. 

  • Par réponse au sujet proposant le vote sur le forum (le cas échéant). 

  • Par courrier postal ou électronique, depuis l'adresse donnée par le membre lors de son adhésion. 

  • Sont acceptés. Le vote doit parvenir au secrétaire 24 heures avant la date de tenue de l'Assemblée Générale afin d'être comptabilisé lors de cette dernière. Ces votes seront tenus secrets jusque-là. 

 

5. Blocage des décisions du Bureau 

Lors de son mandat, le Bureau pourra être amené à prendre des décisions. Celles-ci sont contestables par tous les membres adhérents par divers moyens : 

Les adhérents, s'ils sont au moins un tiers à vouloir aborder le sujet en AG avant que l'on statue, peuvent faire valoir leur minorité de blocage. La décision sera alors invalidée jusqu'à la prochaine réunion de l'Assemblée Générale. 
Les membres adhérents, s'ils sont plus d'un tiers à remettre en cause la décision prise, mettront automatiquement le débat à l'ordre du jour de la prochaine AG. 
Une décision remise en cause par l'un de ces biais, et validée à nouveau lors de l'AG suivante (AG Y), ne peut être à nouveau soumise à blocage avant la prochaine AG (AG Y+1). 

 

6. Modifications des Statuts ou du Règlement Intérieur 

Habituellement, les modifications de Statuts ou du Règlement Intérieur sont à l'ordre du jour des AG ordinaires et sont donc votées à cette occasion. Toutefois, une motion peut également être proposée et adoptée sur le forum par les membres adhérents (par l'intermédiaire d'un vote à la majorité relative des suffrages exprimés, la durée du vote doit être d'au moins 7 jours), et mise en œuvre par le Carré immédiatement après acceptation. Cette motion sera alors revotée lors de la prochaine AG afin de l'inscrire définitivement dans les Statuts ou dans le Règlement Intérieur de l'Association. 

 

7. Procédure d'inscription 

7.1 En tant que recrue du Clan "Xeno-Rogues" 

L'inscription en tant que recrue du Clan se fait par l'intermédiaire du site internet de l’association, “https://www.xeno-rogues.com" dans l’onglet “EMBARQUER”. La personne doit s'inscrire avec une adresse e-mail valide, déclarer avoir lu et accepté le Credo, et avoir 21 ans révolus. Cette inscription est gratuite, soumise à validation (90 jours) et permet à la personne l'accès à la plateforme de l'Association. La personne doit se conformer aux Conditions d'utilisation décrite dans la section légale de la plateforme et la politique de confidentialité.  

 

7.2 En tant que membre provisoire à l'Association 

Sont membres provisoires les membres qui ont obtenu l’agrément, qui sont inscrits sur le site depuis moins de six mois et qui n’ont pas encore versé de droits d’entrée. 

 

7.3 En tant que membre adhérent à l'Association 

La personne doit d'abord être membre provisoire du Clan (voir point précédent). Elle doit ensuite envoyer son inscription aux Secrétaires du bureau à l'aide du bulletin d'adhésion (à télécharger sur le site) par courrier postal ou par mail après la validation de son adhésion. Ce bulletin contiendra son nom et adresse. Lors de l'adhésion à l'Association, le nouveau membre doit renseigner l'intégralité du formulaire qui lui est adressé et certifier que ces renseignements sont exacts. En cas de changement de coordonnées, il devra en informer le bureau et renseigner de nouveau un formulaire. 

Au plus tard six mois après l’anniversaire de son inscription dans le Clan, le membre devra avoir réglé ses droits d’entrée en envoyant un chèque à l'ordre de l'Association accompagné d'une photocopie recto-verso d'une pièce d'identité ou par virement électronique. A partir du moment où un membre provisoire a réglé les droits d’entrées, il devient membre adhérent de l’association Xeno-Rogues. 

En cas de renouvellement d’adhésion il pourra utiliser le compte Paypal de l’association. Il sera demandé aux membres adhérents de régler leurs cotisations suivantes à l’occasion de l’Assemblée Générale qui a lieu à la date anniversaire de la création de l’association.  

Les montants des droits d’entrée et de la cotisation annuelle de l'association Xeno-Rogues sont fixés à 20 euros chacun. 

Ils sont fixés par l'Assemblée Générale et inscrit au Règlement Intérieur. 

 

8. Achats groupés 

Occasionnellement et sans obligation pour les membres adhérents, l’association proposera d’acheter des objets virtuels pour le Clan : une fois les dons récoltés, ils seront achetés par l’association Xeno-Rogues avec son compte RSI et deviendront de par le fait propriété exclusive de l’Association. Avant qu’un achat soit effectué, les membres adhérents ont toujours la possibilité de se rétracter. 

Ces achats ont pour but d’aider à financer le développement de Star Citizen et de permettre à tous les membres d’accéder à certains avantages qui autrement seraient inaccessibles à une personne seule. Ces objets virtuels seront disponibles dans le jeu final et ils ne seront pas nécessaires pour démarrer le jeu. 

 

9. Procédure d'exclusion 

Le bannissement du forum ne peut être prononcé que par l'équipe de modération, après délibération, et doit être motivé. 

La radiation de l'Association est prononcée par le Bureau, après délibération et vote à l’unanimité. Elle doit également être motivée, et peut être contestée comme toute autre décision du Bureau (selon les procédures détaillées dans l'article 5 du Règlement Intérieur). 

Toute sanction de radiation prononcée à l'encontre d'un membre de l'Association par le Bureau, entraîne automatiquement son bannissement de l'ensemble des forums de la plateforme Internet de l'Association. Réciproquement, l'adhésion à l'Association étant conditionnée par l'inscription sur le forum, toute sanction de bannissement d'un utilisateur de la plateforme internet de l'Association, entraîne un vote de radiation de l'Association s'il en est membre. 

Le non-respect du Credo des Xeno-Rogues peut être un motif de radiation. 

Le non-paiement des droits d’entrée et de la cotisation également. 

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